VÅRA INTEGRITETSPOLICYS

För arbetssökande och anställda

För kunder och samarbetspartners

Integritetspolicy

för kunder/leverantörer och samarbetspartners

1. Inledning

Kunders och leverantörers/samarbetspartners integritet och säkerhet gällande personuppgifter är viktig för oss på Young Future Workforce. Vi ansvarar för att se till att alla personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med tillämplig dataskyddsförordning (GDPR). Denna integritetspolicy beskriver Young Future Workforces behandling av person­uppgifter för kunder och leverantörer/samarbetspartners. Vi ber dig därför att noggrant läsa igenom Integritetspolicyn innan du delar med dig av personuppgifter till oss.

2. Information från och om dig som vi lagrar och behandlar

Young Future Workforce lagrar och behandlar endast personuppgifter som är relevanta för det ändamål som beskrivs i de särskilda villkoren för varje tjänst och i denna integritetspolicy. Informationen som vi lagrar gällande potentiella kunder är: namn, e-post, telefonnummer, arbetsställe, befattning/ansvarsområde, var vi hittade/fick kännedom om att ni har ett rekryteringsbehov samt anteckningar kring affärsmöjligheter. Informationen som vi lagrar om dig som redan är kund hos oss på Young Future Workforce är förutom ovan nämnda uppgifter: kandidatpresentationer, avtal och avtalsvillkor, faktureringsuppgifter, arbetspass, kundnöjdhet samt information om uppdrag och orders.

Young Future Workforce lagrar samt hanterar personuppgifter och andra känsliga uppgifter om dig på ett säkert sätt. Young Future Workforce har specifika policys och regler som vi förhåller oss till vid behandling av personuppgifter och dessa regler gäller både internt och externt.

3.  Behandling av personuppgifter

Vi på Young Future Workforce vill vara öppna och transparenta kring hur våra processer fungerar samt vilka uppgifter som vi lagrar. Young Future Workforces hantering av personuppgifter beskrivs nedan baserat på din relation till oss.

3.1 Dina rättigheter

Young Future Workforce följer gällande tids regler och förordningar och vill upplysa dig om att du som kund eller leveran­tör/samarbetspartner alltid har rätt att få veta vilka personuppgifter som du har registrerat hos oss och som finns lagrade. Detta gör du genom att begära ut ett kostnadsfritt registerutdrag på lagrade uppgifter från oss på Young Future Workforce. Önskar du att få ut ett registerutdrag flera gånger under ett och samma år tar vi ut en administrativ avgift vid varje tillfälle. En begäran om registerutdrag ska vara undertecknad och skickas per e-post till info@yfworkforce.com
Du behöver ange ditt personnummer samt till vilken adress eller e-postadress utdraget ska skickas till.

Du har även rätt att få dina uppgifter korrigerade samt uppdaterade om det visar sig att någon information skulle vara felaktig eller om det finns något du vill komplettera med. Detta gör du genom att maila till info@yfworkforce.com där du beskriver vad du vill ha uppdaterat och vilka uppgifter som du anser är felaktiga. Du har även rätt till att när som helst dra tillbaka ditt samtycke. Däremot kan Young Future Workforce behöva fortsätta lagra vissa uppgifter om dig även om du vill dra tillbaka ditt samtycke, med hänsyn till andra lager och regler.

3.2 Ändamål med behandling av personuppgifter för kund eller leverantör

Personuppgifter behandlas endast för de ändamål och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka användningen eller tillhandahållandet av tjänsten.

Young Future Workforce behandlar enbart personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för tjänsten och för tjänster som leverantörer/samarbetspartners tillhandahåller åt Young Future Workforce, eller för andra ändamål som framgår nedan. Detta gäller även känsliga personuppgifter.

Young Future Workforce behandlar personuppgifter om dig som kund eller leverantör för att:

  • Du ska kunna ta del av tjänsten eller erhålla andra tjänster kopplat till Young Future Workforce
  • Administrera vår relation till kunder och leverantörer
  • Möjliggöra framtida affärsrelationer

3.2.1 Kunder

Young Future Workforce kan komma att behandla kontaktpersoners personuppgifter. Sådana uppgifter utgörs bland annat av namn, befattning, ansvarsområde samt kontaktuppgifter i tjänst, så som exempelvis telefonnummer och e-postadress, men även övriga uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållande och uppföljning av tjänsten samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.

3.2.2 Leverantörer och samarbetspartners

Young Future Workforce kan komma att behandla kontaktpersoners och andra anställdas personuppgifter. Sådana uppgifter utgörs bland annat av de uppgifter som angivits under 3.2.1 Kunder samt andra uppgifter som är nödvändiga för tillhandahållandet och uppföljningen av tjänsten, för att säkerställa en god leverans av tjänster samt för att möjliggöra framtida affärsrelationer.

3.2.3 Lagring av personuppgifter

Hur länge en personuppgift sparas beror på vilken personuppgift som det rör sig om och syftet med dess behand­ling. Young Future Workforce sparar inte personuppgifter under en längre tid än vad som är nödvändigt med hänsyn till de ändamål för vilka de samlats in, om inte annat föreskrivs i lag.

De uppgifter som kunder och leverantörer/samarbetspartners uppgett till personal på Young Future Workforce registre­ras i de affärssystem vi använder, efter godkännande från behörig personal. Dessa uppgifter kommer lagras så länge ett pågående avtal mellan parterna existerar alternativt så länge som en potentiell kund har behov av våra tjänster. Young Future Workforce kommer som huvudregel att lagra personuppgifter som rör:

  • Uppgifter om kunder och potentiella kunder, vilka lagras så länge dessa har behov av våra tjänster
  • Kund- och leverantörsavtal samt uppgifter om affärshändelser, såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, lön, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter i 10 år

4. Hur vi lagrar och överför personuppgifter

Young Future Workforce lagrar personuppgifter i överensstämmelse med denna integritetspolicy och gällande lagstift­ning. Personuppgifter kan komma att överföras mellan bolag som Young Future Workforce har som leverantör/sam­arbetspartner. Young Future Workforce har leverantörer/samarbetspartners för till exempel leverans av personlighets­tester och därför kan personuppgifter komma att överföras till dessa leverantörer/samarbetspartners. Givetvis har vi kontrollerat att alla våra leverantörer/samarbetspartner lever upp till GDPR och övriga lagar och regler kring hantering av personuppgifter.

Young Future Workforce överför i regel inte personuppgifter till länder utanför EU/EES. Men om Young Future Workforce till exempel har en tjänst eller underleverantör i ett land utanför EU/EES, eller om det är nödvändigt att för vi ska kunna utföra våra avtalsenliga åtaganden gentemot dig, kan överföring av personuppgifter utanför EU/EES ske. Detta kan ske även om landet enligt EU-kommissionen inte har lämpligt skydd för personuppgifter. För att säkerställa en hög nivå av skydd av dina personuppgifter i sådana situationer, samt efterlevnad av EU/EES regler, ingår det alltid att Young Future Workforce undertecknar personuppgiftsbiträdesavtal med sådana underleverantörer. Dessa personupp-giftsbiträdesavtal reglerar underleverantörernas behandling av personuppgifterna och, när det är tillämpligt, över­föring av personuppgifter i enlighet med gällande EU/EES regler om skydd för personuppgifter.

5. Skyddande och gallring av personuppgifter

Young Future Workforce har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för skydda dina personuppgifter mot till exempel manipulation, förlust eller obehörig åtkomst. Vi anpassar kontinuerligt våra säkerhetsåtgärder till den ständiga tekniska utvecklingen.

Young Future Workforce gallrar personuppgifter i enlighet med vid var tid lämplig lag. Young Future Workforce raderar eller avidentifierar personuppgifter när ändamålet för behandlingen av personuppgifterna inte längre gäller. Ändamålet med vår behandling av dina personuppgifter framgår mer noggrant under punkt 3.

6. Ändringar i denna integritetspolicy

Young Future Workforce förbehåller sig rätten till att revidera denna integritetspolicy från tid till annan, på grund av den tekniska utvecklingen, ändringar i gällande dataskyddslagstiftning eller ändringar i Young Future Workforce rutiner eller affärsstrategi. Datumet för den senaste ändringen anges i slutet av integritetspolicyn. Därför rekommenderar vi på Young Future Workforce dig att läsa denna integritetspolicy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar. Om vi ändrar integritetspolicyn på ett sätt som väsentligt skiljer sig från vad som angavs när ditt samtycke samlades in, kommer vi att underrätta dig om dessa förändringar och vid behov be dig om att på nytt samtycka till Young Future Workforce personuppgiftsbehandling.

7. Kontakta oss

Om du har några frågor, kommentarer eller klagomål gällande denna integritetspolicy eller vår behandling av dina personuppgifter, vänliga kontakta oss på info@yfworkforce.com

Young Future Workforce
Växjö
2020-07-22

Integritetspolicy

för arbetssökande och anställda

1. Inledning

Individens personliga integritet och säkerheten för dennes personuppgifter är viktigt för oss på Young Future Workforce. Young Future Workforce ansvarar för att se till att alla personuppgifter behandlas på ett korrekt sätt och i enlighet med tillämplig dataskyddsförordning (GDPR). Denna integritetspolicy beskriver Young Future Workforces behandling av person­uppgifter för arbetssökande och anställda. Vi ber dig därför att noggrant läsa igenom Integritetspolicyn innan du delar med dig av personuppgifter till oss.

2. Information från och om dig som vi lagrar och behandlar

Young Future Workforce lagrar och behandlar endast personuppgifter som är relevanta för det ändamål som beskrivs i de särskilda villkoren för varje tjänst och i denna integritetspolicy. Personuppgifterna används främst till att matcha ut arbetssökande personer till arbeten. Det kan förekomma att Young Future Workforce kunder tar del av dessa personuppgifter, exempelvis för att våra kunder ska kunna kontakta dig som är uthyrd på uppdrag hos dem.

Alla personuppgifter som vi på Young Future Workforce hanterar kommer från dig som är anställd eller registrerad som arbetssökande hos oss, och de uppgifter som du själv har angett, antingen via vår webbplats (www.yfworkforce.com) alternativt via uppgifter som du angett via Pichler appen, vid intervju eller via kontakt med våra rekryterare/chefer. Detta innebär att vår personal exempelvis kan lagra kommentarer från intervjuer. Exempel på arbetssökandes personuppgifter som vi behandlar är namn, telefonnummer, e-postadress, CV-dokument, personligt brev och anteckningar från eventuell intervju, video-CV samt referenser. Notera att du som arbetssökande är skyldig att informera dina referenspersoner att du har lämnat ut deras kontaktuppgifter till oss på Young Future Workforce.

För dig som är anställd hos oss på Young Future Workforce behandlar vi utöver personuppgifterna för arbetssökande även personuppgifter om dig så som exempelvis personnummer, bankuppgifter (för att kunna betala ut löner), information om närmaste anhörig (om något akut skulle inträffa) samt arbetspass, anställningsuppgifter och löneuppgifter (för att kunna uppfylla våra krav som arbetsgivare).

Young Future Workforce lagrar samt hanterar personuppgifter och andra känsliga uppgifter om dig på ett säkert sätt. Young Future Workforce har specifika policys och regler som vi förhåller oss till vid behandling av personuppgifter och dessa regler gäller både internt och externt.

3. Behandling av personuppgifter

Vi på Young Future Workforce vill vara öppna och transparenta kring hur våra processer fungerar samt vilka uppgifter som vi lagrar. Young Future Workforces hantering av personuppgifter beskrivs nedan baserat på din relation till oss.

3.1 Dina rättigheter

Young Future Workforce följer gällande tids regler och förordningar och vill upplysa dig om att du som arbetssökande eller anställd alltid har rätt att få veta vilka personuppgifter som du har registrerat hos oss och som finns lagrade. Du har rätt till vid ett tillfälle om året begära ut ett kostnadsfritt registerutdrag på dina lagrade uppgifter från oss på Young Future Workforce. Önskar du att få ut ett registerutdrag flera gånger under ett och samma år tar vi ut en administrativ avgift om 395 kronor per tillfälle. En begäran om registerutdrag ska vara undertecknad och skickas per e-post till info@yfworkforce.com
Du behöver ange ditt personnummer samt till vilken adress eller e-postadress utdraget ska skickas till.

Du som arbetssökande eller anställd har även rätt till att få dina uppgifter korrigerade samt uppdaterade om det visar sig att någon information skulle vara felaktig eller om det finns något du vill komplettera med eller göra invändningar emot. Detta gör du genom att e-posta till info@yfworkforce.com där du beskriver vad du vill ha uppdaterat och vilka uppgifter som du anser är felaktiga. Du har även rätt till att när som helst dra tillbaka ditt samtycke. Däremot kan Young Future Workforce behöva fortsätta lagra vissa uppgifter om dig även om du vill dra tillbaka ditt samtycke, med hänsyn till andra lager och regler.

3.2 Ändamål med behandling av personuppgifter

Personuppgifter behandlas för de ändamål och syften som beskrivs i denna Integritetspolicy. Om du väljer att inte förse oss med vissa personuppgifter kan det påverka rekryteringsprocessen.

Young Future Workforce behandlar enbart personuppgifter i den utsträckning sådan behandling är nödvändig för rekryteringen eller för sådana andra ändamål som framgår nedan. Det gäller även känsliga personuppgifter.

Young Future Workforce behandlar arbetssökandes och anställdas personuppgifter för att till exempel kunna:

  • Rekrytera rätt person till rätt tjänst, men framför allt för att kunna erbjuda våra arbetssökande arbete.
  • Hantera ansökningar, intervjuer och beslutsfattande i ett rekryteringsförfarande.
  • Uppfylla rättsliga förpliktelser eller kunna ingå och fullgöra anställningsavtal samt uppfylla våra skyldigheter som arbetsgivare.
  • Hantera eventuella ärenden om påstådd diskriminering, alternativt tvister och reklamationsärenden.
  • Utföra interna demografiska studier och optimera Young Future Workforces verksamhet.

3.2.1 Personuppgifter

Genom att godkänna denna Integritetspolicy samtycker du till att Young Future Workforce behandlar dina personuppgifter i enlighet med denna Integritetspolicy. Om du inte samtycker till sådan behandling ska du inte förse oss med personuppgifter eller ingå ett anställningsavtal med oss.

Nedan finner du information om vilka slags personuppgifter Young Future Workforce behandlar och hur vi kan komma att få/inhämta dessa uppgifter.

3.2.2 Arbetssökande

Som arbetssökande hos oss på Young Future Workforce behandlar vi de personuppgifter som du själv har uppgivit till oss, antingen via Young Future Workforces webbplats, Pitchler appen eller genom kontakt med vår personal för vårt tillhandahållande av tjänsten. Detta innebär att vår personal exempelvis kan lagra kommentarer från intervjuer.

Young Future Workforce använder sig av profilering och ett ramverk som används för att bedöma svaren när någon söker en tjänst hos oss. Ett exempel på detta är att tagga kompetensord. Allt för att säkerställa att de arbetssökande lever upp till kundernas kravprofil och för att bedömningen ska bli så korrekt och rättvis som möjligt.

De personuppgifter vi kan komma att behandla om dig utgörs bland annat av: namn, e-postadress, telefonnummer, personnummer, kompetenser och tidigare erfarenhet genom ditt CV och de kunskaper och erfarenheter du registrerat via din profil, koppling mot ditt konto på sociala medier (om du valt att koppla din profil mot någon av dessa), fotografi, video-CV, resultat från tester som du genomfört någon gång i vår rekryteringsprocess, övriga personuppgifter som du själv valt att delge Young Future Workforce i ditt CV-dokument eller i andra uppladdade dokument, uppgift från referensperson (såsom omdömen och anmärkningar, exempelvis om frånvaro) samt uppgifter som är nödvändiga för uppföljning av tjänsten.

I det fall du ställer upp på att bli filmad (för video-CV) eller fotograferad eller att du utan uppmaning från Young Future Workforce lämnar fotografi eller video-CV, så samtycker du till att vi behandlar sådana uppgifter om dig. Denna information kan komma att lämnas ut till våra kunder vid eventuell presentation till ledig tjänst.

Det kan hända att du i samband med utförande av tester kan komma att behöva godkänna ytterligare villkor för behandling av dina personuppgifter. Dessa tester kan i sin tur komma att ingå i Young Future Workforce rekryteringsprocess.

Med anledning av att vissa av Young Future Workforce kunder ställer höga säkerhetskrav på individer, kan Young Future Workforce i vissa fall behöva utföra olika typer av bakgrundskontroller, såsom exempelvis utdrag ur belastningsregistret, hälsokontroll eller kreditupplysning. Vad gäller utdrag ur belastningsregistret är det du själv som avgör om du vill beställa ett sådant. Utdrag ur belastningsregistret öppnas av dig tillsammans med Young Future Workforces personal. Resultatet av kontrollen registreras inte hos oss, mer än en notering om att kontrollen är utförd. Young Future Workforce kan emellertid komma att muntligen stämma av resultatet med kundföretaget i syfte att kunna tillhandahålla tjänsten.

Vad gäller hälsokontroller, såsom eventuella drogtest inför utbokning på ett uppdrag där detta är relevant, eller hälsoundersökningar inför nattarbete, väljer du själv om du vill delta i dessa. Vi kommer även att muntligen informera dig om en eventuell kreditupplysning på förhand.

Väljer du att avstå bakgrundskontroller kan det påverka dina möjligheter att bli aktuell för tjänsten.

3.2.3 Anställd

För dig som anställd på Young Future Workforce behöver vi hämta in uppgifter utöver dem som angivits under punkt 3.2.2 Arbetssökande, exempelvis kontaktuppgifter till anhöriga samt bankuppgifter.

Young Future Workforce behandlar och inhämtar anställdas personuppgifter för att fullgöra skyldigheter enligt lag, kollektivavtal samt för ingåendet och fullgörandet av enskilda avtal.

Young Future Workforce kan komma att behöva dela med sig av personuppgifterna till externa aktörer, exempelvis för att kunna betala ut löner. Young Future Workforce har personuppgiftsbiträdesavtal med samtliga sådana externa aktörer.

Dina personuppgifter behandlas bara för relevanta ändamål såsom exempelvis att kunna hantera allmän administration, betala ut löner, möjliggöra utvärdering samt granskning av prestationer samt för att säkerställa arbetsgivarens uppfyllelse av rättsliga skyldigheter.

Young Future Workforce kan även behöva behandla känsliga personuppgifter om dig, såsom uppgifter om din hälsa. Hälsouppgifter kan till exempel behöva behandlas för att Young Future Workforce ska kunna uppfylla sitt rehabiliteringsansvar som arbetsgivare.

3.2.4 Lagring av personuppgifter

Hur länge en personuppgift sparas beror på vilken personuppgift det rör sig om och syftet med dess behandling.

De uppgifter du registrerar i din profil eller som Young Future Workforce registrerar i Young Future Workforce eller Pitchler appens rekryteringsplattform kommer att sparas så länge som ditt konto är aktivt, under pågående avtalsrelation och därefter, i vissa fall, för en period som följer av lag. Uppgifterna kan komma att användas för framtida rekryteringar. Din profil räknas som inaktiv enbart om du har avregistrerat din profil, eller när avtalsrelationen är avslutad, eller när behovet av våra tjänster ej längre är aktuellt.

Young Future Workforce kommer som huvudregel att spara personuppgifter som rör:

  • Uppgifter kopplade till ansöknings- och rekryteringsprocess, under innevarande år, för senaste aktiviteten och därefter i 3 år.
  • Anställningsavtal och -villkor, under pågående anställning år och därefter i 10 år.
  • Uppgifter kopplade till kund- och leverantörsavtal, löneuppgifter samt uppgifter om affärshändelser såsom uppgifter om tidrapporter, deltagare, uppdrag, löneunderlag, faktura, deklarationer, bokslut, under avtalstiden och därefter i 10 år.
  • Kontrolluppgifter, tills dess att Young Future Workforces pensionsåtaganden upphört.

4. Hur vi lagrar och överför personuppgifter

Young Future Workforce lagrar personuppgifter i överensstämmelse med denna integritetspolicy och gällande lagstiftning. Personuppgifter kan komma att överföras mellan bolag som Young Future Workforce har som leverantör/samarbetspartner. Young Future Workforce har leverantörer/samarbetspartners för till exempel leverans av personlighetstester samt lönehantering, och därför kan personuppgifter komma att överföras till dessa leverantörer/samarbetspartners. Givetvis har vi kontrollerat att alla våra leverantörer/samarbetspartners lever upp till GDPR och övriga lagar och regler kring hantering av personuppgifter.

SYoung Future Workforce överför i regel inte personuppgifter till länder utanför EU/EES. Men om Young Future Workforce till exempel har en tjänst eller underleverantör i ett land utanför EU/EES, eller om det är nödvändigt att för vi ska kunna utföra våra avtalsenliga åtaganden gentemot dig, kan överföring av personuppgifter utanför EU/EES ske. Detta kan ske även om landet enligt EU-kommissionen inte har lämpligt skydd för personuppgifter. För att säkerställa en hög nivå av skydd av dina personuppgifter i sådana situationer, samt efterlevnad av EU/EES regler, ingår det alltid att Young Future Workforce undertecknar personuppgiftsbiträdesavtal med sådana underleverantörer. Dessa personuppgiftsbiträdesavtal reglerar underleverantörernas behandling av personuppgifterna och, när det är tillämpligt, överföring av personuppgifter i enlighet med gällande EU/EES regler om skydd för personuppgifter.

5. Skyddande och gallring av personuppgifter

Young Future Workforce har vidtagit lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för skydda dina personuppgifter mot till exempel manipulation, förlust eller obehörig åtkomst. Vi anpassar kontinuerligt våra säkerhetsåtgärder till den ständiga tekniska utvecklingen.

Young Future Workforce gallrar personuppgifter i enlighet med vid var tid lämplig lag. Young Future Workforce raderar eller avidentifierar personuppgifter när ändamålet för behandlingen av personuppgifterna inte längre gäller. Ändamålet med vår behandling av dina personuppgifter framgår mer noggrant under punkt 3.

6. Ändringar i denna integritetspolicy

Young Future Workforce förbehåller sig rätten till att revidera denna integritetspolicy från tid till annan, på grund av den tekniska utvecklingen, ändringar i gällande dataskyddslagstiftning eller ändringar i Young Future Workforces rutiner eller affärsstrategi. Datumet för den senaste ändringen anges i slutet av integritetspolicyn. Därför rekommenderar vi dig att läsa denna integritetspolicy regelbundet för att uppmärksamma eventuella ändringar. Om vi ändrar integritetspolicyn på ett sätt som väsentligt skiljer sig från vad som angavs när ditt samtycke samlades in, kommer vi att underrätta dig om dessa förändringar och vid behov be dig om att på nytt samtycka till Young Future Workforce personuppgiftsbehandling.

7. Kontakta oss

Om du har några frågor, kommentarer eller klagomål gällande denna integritetspolicy eller vår behandling av dina personuppgifter, vänliga kontakta oss på info@yfworkforce.com

Young Future Workforce
Växjö
2020-07-22